2 La distinction entre archivage et sauvegarde des e-mails compte bien plus pour les fournisseurs de messagerie qu’on ne le pense. Opérateurs télécoms, fournisseurs d’accès à Internet et hébergeurs stockent la messagerie de millions de particuliers et de milliers de clients professionnels. Ils doivent se remettre des erreurs et des attaques, proposer des services à des clients professionnels réglementés et respecter leurs obligations en matière de vie privée, le tout sur la même plateforme. Sauvegarde et archivage résolvent des problèmes différents, et confondre l’un avec l’autre conduit soit à des coûts inutiles, soit à des lacunes qui n’apparaissent qu’au moment d’un incident ou d’un audit. Cet article explique la différence entre archivage et sauvegarde des e-mails du point de vue d’un fournisseur, ce que chacun exige du stockage et comment les fournisseurs conçoivent généralement leur plateforme pour les deux. Pour la conception d’ensemble de la plateforme, consultez notre guide sur l’architecture de stockage de la messagerie. La réponse courte La sauvegarde des e-mails sert à restaurer la messagerie après une perte : suppression accidentelle, corruption, panne de la plateforme ou attaque par ransomware. Elle vise la reprise, généralement sur des données récentes, et les copies sont conservées pendant une durée limitée. L’archivage des e-mails sert à préserver la messagerie pendant de longues périodes sous une forme consultable et inaltérable, généralement pour répondre à des exigences légales, réglementaires ou métier. Il vise la conservation et la restitution de messages précis, souvent des années plus tard. Une sauvegarde conservée sept ans n’est pas une archive, car elle est difficile à interroger et restaure généralement des boîtes entières plutôt que des messages précis. Une archive n’est pas une sauvegarde, car elle n’est pas conçue pour restaurer rapidement une plateforme après une panne. Contre quoi protège la sauvegarde des e-mails Pour un fournisseur de messagerie, la sauvegarde couvre plusieurs scénarios : Les erreurs des utilisateurs, comme la suppression d’un dossier suivie d’une demande de restauration au support. La compromission de comptes, lorsqu’un attaquant supprime des messages ou modifie des réglages. Les bugs logiciels ou les mises à niveau ratées qui corrompent les index ou les données des boîtes. Les incidents de plateforme, comme des pannes de stockage dépassant ce que la redondance de la plateforme peut absorber. Les ransomwares ou les initiés malveillants qui ciblent l’infrastructure de messagerie elle-même. La redondance au sein de la plateforme de stockage, comme le codage à effacement ou la réplication, n’est pas une sauvegarde. Elle protège contre les pannes matérielles, mais une suppression ou une corruption est fidèlement répliquée partout. Les fournisseurs ont toujours besoin de copies à un instant donné ou de versions conservées hors de portée des suppressions normales. Les approches de sauvegarde des e-mails à grande échelle La sauvegarde traditionnelle au niveau fichier de milliards de petits fichiers de messagerie est lente et coûteuse. Les fournisseurs combinent généralement : La conservation des messages supprimés, qui garde les messages purgés pendant une fenêtre de restauration pour que le support puisse les récupérer sans toucher aux sauvegardes. Les snapshots ou le versionnage sur la plateforme de stockage, qui permettent une restauration à un instant donné de tout le stockage de messagerie. La réplication vers un second site avec des copies différées ou versionnées, pour qu’une suppression ne soit pas immédiatement répercutée. Des copies immuables impossibles à supprimer pendant une période définie, qui protègent contre les attaquants disposant d’un accès administrateur. Sur les plateformes de messagerie fondées sur le stockage objet, le versionnage et le verrouillage d’objets peuvent fournir directement une grande partie de cette protection dans la couche de stockage. L’article sur les coûts du versionnage S3 (en anglais) explique le compromis en capacité. À quoi sert l’archivage des e-mails L’archivage compte surtout pour les clients professionnels et grands comptes d’un fournisseur, dont beaucoup ont des obligations légales ou réglementaires de conservation des e-mails : Les secteurs réglementés. Aux États-Unis, par exemple, les courtiers doivent conserver certaines communications professionnelles au titre de la règle SEC 17a-4 pendant des durées définies, dans un format non réinscriptible et non effaçable ou, depuis les amendements adoptés en 2022, avec une piste d’audit complète. D’autres réglementations dans la finance, la santé et le secteur public fixent leurs propres exigences. Le contentieux et l’eDiscovery. Les entreprises doivent pouvoir retrouver et produire les messages pertinents et les préserver sous gel juridique. Les archives publiques. Les organismes publics ont souvent des calendriers de conservation qui couvrent les e-mails. La continuité du savoir de l’entreprise, en conservant la correspondance après le départ des salariés. Pour ces clients, l’archivage est un service que le fournisseur peut vendre, souvent en option de la messagerie professionnelle hébergée. Les boîtes des particuliers n’ont généralement pas besoin d’archivage, et conserver leur messagerie plus longtemps que nécessaire peut entrer en conflit avec les principes de protection des données. Ce qu’une archive doit faire Une archive d’e-mails offre généralement : La capture de chaque message envoyé et reçu, idéalement au moment de la distribution, pour que les utilisateurs ne puissent pas supprimer un message avant son archivage. Une conservation à long terme selon des politiques, parfois pendant de nombreuses années. L’immuabilité ou l’inaltérabilité prouvable, pour que les messages archivés ne puissent être ni modifiés ni supprimés avant l’expiration de la conservation. La recherche et la restitution sur de grands volumes de messages, avec des métadonnées comme l’expéditeur, les destinataires, les dates et des mots-clés. Le gel juridique, pour suspendre la suppression pour certains utilisateurs ou certaines affaires. Des pistes d’audit montrant qui a recherché et exporté quoi. Une suppression défendable en fin de conservation. Comparaison point par point Finalité. La sauvegarde restaure les données après une perte. L’archivage préserve des documents pour la conformité et l’eDiscovery. Horizon de temps. La sauvegarde couvre généralement de quelques jours à quelques mois. L’archivage couvre souvent des années. Granularité. La sauvegarde restaure des boîtes ou des dossiers. L’archivage restitue des messages individuels par recherche. Utilisateurs. La sauvegarde sert aux équipes d’exploitation et de support. L’archivage sert aux équipes conformité, juridiques et archives des clients. Immuabilité. De plus en plus nécessaire pour la sauvegarde, afin de résister aux ransomwares. Généralement obligatoire pour les archives réglementées. Périmètre. La sauvegarde s’applique à toutes les boîtes de la plateforme. L’archivage s’applique généralement aux clients professionnels qui en ont besoin. Les implications pour la conception du stockage Pour la sauvegarde Le stockage de sauvegarde doit absorber le rythme de modification de toute la plateforme, restaurer rapidement de gros volumes et résister à la suppression par des attaquants. Les exigences clés : ingestion élevée, restauration massive rapide, immuabilité et placement dans un domaine de défaillance et de sécurité distinct du stockage de messagerie principal. La vitesse de restauration compte : restaurer la messagerie d’un grand client professionnel après un incident est un événement visible et soumis à une forte pression. L’article sur la planification des restaurations massives (en anglais) détaille ce qu’il faut prévoir. Pour l’archivage Le stockage d’archive doit conserver de très grands volumes de petits messages pendant de longues périodes à faible coût, avec l’immuabilité et une intégrité fiable dans le temps. L’application d’archivage gère l’indexation et la recherche, tandis que le stockage assure la durabilité, les verrous de conservation et une capacité qui croît régulièrement. Le stockage objet convient naturellement aux messages comme aux données propres à l’archive. Une plateforme partagée, des politiques distinctes Beaucoup de fournisseurs utilisent une seule plateforme de stockage objet évolutive pour le stockage de messagerie principal, les copies de sauvegarde et les archives, avec des comptes, des buckets et des politiques distincts pour chaque usage. L’exploitation reste simple tout en appliquant des règles de conservation et d’immuabilité différentes selon l’usage. Une séparation stricte des accès d’administration entre la plateforme de messagerie principale et les copies de sauvegarde et d’archive est indispensable, pour que la compromission de l’une n’atteigne pas les autres. Vie privée et protection des données Les fournisseurs doivent concilier conservation et obligations en matière de vie privée. Au titre du RGPD et de lois similaires, les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire à leur finalité. Conséquences pratiques : Les sauvegardes de messagerie des particuliers doivent avoir une durée de conservation limitée. Les comptes clos doivent être supprimés du stockage principal et, dans un délai défini, des sauvegardes. Les archives ne doivent être conservées que pour les clients qui en ont besoin, selon des accords clairs sur les durées de conservation et sur qui contrôle les données. La suppression doit être vérifiable. Le blog de scality.com traite de la vérification de la suppression des données (en anglais). Liste de contrôle : archivage ou sauvegarde des e-mails pour les fournisseurs Définir le périmètre, la conservation et les objectifs de reprise de la sauvegarde pour toutes les boîtes. Conserver les messages supprimés pendant une courte fenêtre de restauration par le support. Utiliser le versionnage, la réplication différée ou des copies immuables contre la suppression et les ransomwares. Séparer administrativement le stockage de sauvegarde du stockage de messagerie principal. Proposer l’archivage comme un service distinct pour les clients professionnels qui en ont besoin. Capturer les messages archivés à la distribution et les verrouiller pendant la durée de conservation. Fournir recherche, gel juridique, pistes d’audit et suppression défendable. Aligner la conservation sur le droit de la protection des données, en particulier pour la messagerie des particuliers. Tester régulièrement la restauration de grosses boîtes et de clients entiers. En résumé Le choix entre archivage et sauvegarde des e-mails se résume à une question de finalité. La sauvegarde permet à un fournisseur de rétablir sa plateforme et la messagerie de ses clients après une perte. L’archivage permet aux clients professionnels de conserver pendant des années des documents consultables et inaltérables. Les fournisseurs ont besoin de la sauvegarde pour toutes les boîtes et de l’archivage pour les clients dont les régulateurs ou les avocats l’exigent. Concevoir les deux sur une plateforme de stockage évolutive et immuable, avec des politiques et une administration distinctes, maîtrise les coûts tout en répondant aux exigences de reprise comme de conformité. Questions fréquentes La sauvegarde des e-mails est-elle la même chose que l’archivage ? Non. La sauvegarde sert à restaurer les données après une perte, généralement sur des périodes limitées. L’archivage préserve les messages pendant des années sous une forme consultable et inaltérable, pour la conformité et l’eDiscovery. Les opérateurs télécoms doivent-ils archiver la messagerie des particuliers ? En général non. La messagerie des particuliers a besoin de sauvegarde et de restauration, tandis que l’archivage est surtout un service destiné aux clients professionnels soumis à des obligations réglementaires ou légales. La réplication du stockage suffit-elle à protéger les e-mails ? Non. La réplication protège contre les pannes matérielles, mais répercute les suppressions et les corruptions. Les fournisseurs ont toujours besoin de copies versionnées, différées ou immuables. L’archivage des e-mails exige-t-il un stockage WORM ? De nombreuses réglementations imposent un stockage non réinscriptible ou des contrôles équivalents. La règle SEC 17a-4, par exemple, autorise un stockage WORM ou, depuis les amendements de 2022, une alternative fondée sur une piste d’audit. Combien de temps conserver les sauvegardes d’e-mails ? Assez longtemps pour couvrir les besoins réalistes de restauration, souvent de quelques semaines à quelques mois, et pas plus longtemps que ne le permettent les obligations relatives aux données personnelles. Pour aller plus loin Architecture de stockage de la messagerie Faire monter en charge le stockage des boîtes aux lettres Migrer la messagerie d’un NAS vers le stockage objet Bonnes pratiques d’archivage des données (en anglais)
