3 La conservation des preuves numériques est la politique qui détermine discrètement l’essentiel de la facture de stockage d’une agence. La durée de conservation de chaque vidéo, image et extraction décide de la capacité qui s’accumule, de son coût et de l’exposition juridique de l’agence. Conservez trop peu et une affaire peut s’effondrer ; conservez tout indéfiniment et les coûts de stockage augmentent chaque année, tandis que les demandes d’accès aux documents et la communication des pièces deviennent plus difficiles à traiter. Il n’existe pas de règle nationale unique. Aux États-Unis, la conservation est fixée par un ensemble disparate de lois des États, de calendriers de conservation des archives, de jurisprudence, de règles des tribunaux et de politiques internes. Cet article explique les facteurs qui façonnent la conservation des preuves numériques, comment les agences structurent généralement leurs calendriers et ce que ces choix impliquent pour le stockage sous-jacent. Ce qui détermine la conservation des preuves numériques Plusieurs obligations se superposent, et c’est généralement la plus longue qui l’emporte : Les calendriers de conservation des archives des États, publiés par les archives ou commissions des archives des États, fixent des durées minimales pour des catégories de documents publics, y compris les enregistrements. Les lois sur les caméras-piétons de nombreux États fixent des minimums précis. Le Code pénal californien, section 832.18, recommande par exemple au moins 60 jours pour les données de caméras-piétons sans valeur probante et au moins deux ans pour les enregistrements impliquant un usage de la force, une arrestation ou une plainte, les journaux d’accès et de suppression étant conservés de façon permanente. Le cycle de vie de l’affaire pénale. Les preuves doivent généralement être conservées pendant l’enquête, la mise en accusation, le procès, la condamnation, l’appel et toute procédure postérieure à la condamnation. Les délais de prescription. Pour les infractions imprescriptibles, comme le meurtre dans la plupart des juridictions américaines, les preuves associées peuvent devoir être conservées indéfiniment, en particulier pour les affaires non élucidées. Les lois sur la préservation des preuves. De nombreux États imposent la préservation des preuves biologiques dans les affaires graves, et les agences appliquent souvent la même prudence aux fichiers numériques associés. Les contentieux civils et les conservations légales. Les images liées à une réclamation ou à un procès doivent être préservées jusqu’au règlement de l’affaire, quel que soit le calendrier normal. La politique de l’agence et ses engagements de transparence, qui dépassent souvent les minimums légaux. Comme les règles diffèrent selon les États et évoluent dans le temps, les calendriers de conservation doivent être revus avec le parquet, les services juridiques du comté ou de la ville et l’autorité des archives de l’État. Comment les agences structurent leurs calendriers de conservation La plupart des agences regroupent les preuves numériques en catégories, chacune avec sa propre durée. Une structure type ressemble à ceci (les durées varient selon les juridictions) : Enregistrements sans valeur probante, sans action de police ni plainte : de quelques semaines à quelques mois. Contraventions et incidents mineurs : souvent un ou deux ans, ou jusqu’à la clôture de l’affaire plus une marge. Délits (misdemeanors) : jusqu’au jugement plus le délai d’appel. Crimes (felonies) : jusqu’à l’exécution de la peine et l’épuisement des appels, souvent pendant de nombreuses années. Homicides, agressions sexuelles et crimes graves non élucidés : fréquemment sans limite de durée. Usage de la force, tirs impliquant des agents et plaintes : souvent plus longtemps que l’affaire associée, pour couvrir les recours civils et les enquêtes internes. La clé est une catégorisation exacte au téléversement. Les images non catégorisées héritent souvent par défaut de la durée la plus longue, ce qui gonfle le stockage et rend une suppression défendable plus difficile. Les principes généraux sont présentés dans les bonnes pratiques de politique de conservation des données (en anglais). Pourquoi la conservation des preuves numériques est un problème de conception du stockage Les durées de conservation se traduisent directement en capacité. Si une agence ajoute 300 To de nouvelles images par an et conserve les éléments probants en moyenne trois ans, le stockage en régime établi pour cette seule catégorie approche 900 To, avant réplication. Les catégories sans limite de durée n’expirent jamais et grossissent donc chaque année. Notre guide du stockage des vidéos de caméras-piétons détaille un exemple complet. La conservation change aussi les fonctions de stockage qui comptent : Les verrous de conservation. Les contrôles à écriture unique empêchent la suppression ou la modification avant la date d’échéance, ce qui protège contre les erreurs, les menaces internes et les ransomwares. Les conservations légales, qui suspendent l’expiration normale pour des fichiers ou des affaires précis sans modifier le calendrier du reste. Les politiques de cycle de vie, qui déplacent automatiquement les preuves anciennes vers des niveaux moins coûteux. Le fonctionnement est expliqué dans les politiques de cycle de vie S3 (en anglais) et la gestion du cycle de vie des données (en anglais). La longévité des supports. Des preuves conservées pendant des décennies survivront à plusieurs générations de matériel. Un stockage renouvelable nœud par nœud, sans migrer l’archive en un seul grand projet, réduit le risque. La planification de la conservation doit aussi tenir compte des copies. Chaque réplique, sauvegarde et version caviardée hérite de l’obligation de l’original, et lorsque l’original est supprimé selon le calendrier, ces copies doivent expirer avec lui. Sinon, l’agence continue de payer pour des données dont elle s’est formellement défaite, et une demande d’accès aux documents peut faire ressurgir des images qu’elle croyait disparues. La suppression défendable Supprimer les preuves selon le calendrier est aussi important que de les conserver. Garder des images plus longtemps que nécessaire augmente le coût du stockage, élargit l’exposition aux demandes d’accès aux documents publics et peut compliquer la communication des pièces. Mais la suppression doit être défendable : l’agence doit pouvoir montrer ce qui a été supprimé, quand, en vertu de quelle règle et qu’aucune conservation légale ne s’appliquait. Cela suppose : Un calendrier documenté, approuvé par les services juridiques et l’autorité des archives. Une expiration automatisée liée au statut de l’affaire, et non un nettoyage manuel. Une vérification des conservations légales avant suppression. Des journaux de suppression permanents, que certaines lois exigent explicitement. Vérifier que les données supprimées ont réellement disparu est une discipline à part entière, décrite dans la vérification de la suppression des données (en anglais). La conservation des preuves au-delà de la vidéo Les images de caméras-piétons attirent l’essentiel de l’attention, mais les calendriers de conservation doivent couvrir tous les types de preuves numériques détenus par l’agence : Les enregistrements des salles d’audition sont souvent liés à l’affaire et peuvent devoir être conservés aussi longtemps que toute autre preuve dans un crime grave. Les extractions d’appareils mobiles et les images forensiques d’ordinateurs peuvent être très volumineuses et contenir des données sur des personnes étrangères à l’affaire, ce qui plaide pour un périmètre soigneusement délimité et une élimination rapide dès que l’affaire le permet. Les vidéos de tiers provenant de commerces et de particuliers doivent être catégorisées à la réception comme toute autre preuve, avec leur source documentée. Les enregistrements audio du 911, le trafic radio et les registres de dispatch relèvent généralement de calendriers distincts, mais sont fréquemment liés à des affaires. Les images de drones peuvent être soumises à des politiques locales spécifiques en matière de conservation et d’accès public. Rattacher chaque élément à un numéro d’affaire, plutôt que de le stocker comme fichier isolé, permet à un seul changement de statut de l’affaire de piloter la conservation de toutes les preuves associées. Les erreurs courantes de conservation des preuves numériques Les mêmes problèmes reviennent sans cesse lors des audits et des revues d’archives : Attribuer par défaut « conservation illimitée » aux fichiers non catégorisés, ce qui masque la croissance du stockage et rend la suppression juridiquement risquée par la suite. Des projets de suppression manuels menés une fois par an, lents, incohérents et difficiles à documenter. Des paramètres de conservation différents entre l’application de gestion des preuves et la couche de stockage, de sorte que des fichiers expirent à un endroit mais pas à l’autre. L’oubli des copies : versions caviardées, exports de communication de pièces et sauvegardes qui survivent à l’original. L’absence de revue après une évolution de la loi, laissant des calendriers obsolètes pendant des années. La conservation selon les modèles d’hébergement La conservation diffère selon l’endroit où résident les preuves. Dans un cloud hébergé par l’éditeur, les règles de conservation sont généralement configurées dans l’application de gestion des preuves, et l’agence dépend de l’éditeur pour les respecter et pour exporter les données à la fin du contrat. Un stockage sur site ou hybride donne à l’agence le contrôle direct des verrous de conservation et de la suppression, au prix de l’exploitation de la plateforme. Notre comparaison DEMS dans le cloud ou stockage des preuves sur site présente les compromis, et l’article sur les changements de conservation des sauvegardes (en anglais) explique pourquoi modifier la conservation a posteriori est plus difficile qu’il n’y paraît. Check-list : bâtir un programme de conservation des preuves numériques Inventorier chaque source et catégorie de preuves. Associer chaque catégorie à l’exigence légale, archivistique ou interne la plus longue applicable. Faire valider le calendrier par le parquet et les services juridiques. Imposer la catégorisation au téléversement et auditer régulièrement les fichiers non catégorisés. Utiliser des verrous de conservation à écriture unique pour les catégories probantes. Mettre en place des conservations légales qui suspendent l’expiration sans modifier le calendrier. Automatiser la suppression avec des journaux permanents. Modéliser la croissance du stockage des catégories sans limite de durée sur au moins cinq à dix ans. Revoir le calendrier à chaque évolution de la loi de l’État ou de la politique de l’agence. En résumé La conservation des preuves numériques est le point de rencontre entre obligations légales, confiance du public et économie du stockage. Un calendrier clair, une catégorisation exacte, des verrous de conservation applicables et une suppression défendable maintiennent l’agence en conformité sans qu’elle paie pour tout stocker indéfiniment. Comme de nombreuses catégories durent des années ou n’expirent jamais, la plateforme de stockage doit être conçue pour des décennies de croissance et de renouvellements matériels, et pas seulement pour le prochain cycle budgétaire. Questions fréquentes Existe-t-il une règle fédérale sur la durée de conservation des preuves numériques ? Aucune règle fédérale unique ne couvre toutes les agences. La conservation est surtout fixée par la loi des États, les calendriers d’archives des États, les exigences propres aux affaires et la politique de l’agence. Les agences peuvent-elles supprimer les images de caméras-piétons après une durée donnée ? Oui, si les images n’ont pas de valeur probante, qu’aucune conservation légale ne s’applique et que la durée minimale prévue par la loi de l’État et la politique interne est écoulée. La suppression doit être journalisée. Pourquoi les preuves d’homicide sont-elles souvent conservées indéfiniment ? Le meurtre est généralement imprescriptible, et les preuves peuvent être nécessaires pour de futures poursuites, des appels ou des révisions postérieures à la condamnation : les agences les conservent donc sans date de fin. Qu’est-ce qu’une conservation légale ? Une conservation légale (legal hold) suspend la suppression normale de preuves précises en raison d’un contentieux, d’une enquête ou d’une demande d’accès aux documents. Elle doit primer sur le calendrier jusqu’à sa levée. Comment la conservation influe-t-elle sur le coût du stockage ? Une conservation plus longue signifie davantage de données détenues à tout moment. Les catégories sans limite de durée n’expirent jamais et ajoutent donc de la capacité chaque année. Pour aller plus loin Stockage des preuves numériques Stockage des vidéos de caméras-piétons Chaîne de traçabilité des preuves numériques DEMS dans le cloud ou stockage des preuves sur site Bonnes pratiques de politique de conservation des données (en anglais)
