5 Die Speicherung von Aufzeichnungen nach MiFID II und Dodd-Frank ist für globale Banken und Wertpapierfirmen tägliche betriebliche Realität. Beide Regelwerke verlangen, dass Unternehmen handelsbezogene Kommunikation erfassen und aufbewahren, und beide erwarten, dass die Aufzeichnungen vollständig, unverändert und abrufbar sind, wenn die Aufsicht danach fragt. Eine Bank mit Handelsdesks in London, Paris, Frankfurt, New York und Tokio kann mehreren sich überschneidenden Regelwerken unterliegen, jeweils mit eigenem Anwendungsbereich, eigener Aufbewahrungsfrist und eigenen Formaterwartungen. Der Speicher hinter diesen Archiven muss alle gleichzeitig erfüllen – in sehr großem Maßstab. Dieser Artikel erklärt, was MiFID II und Dodd-Frank in der Praxis verlangen, wie Kommunikation erfasst und archiviert wird, welche Speicherfähigkeiten wichtig sind und wie Unternehmen Archive gestalten, die über Rechtsräume hinweg funktionieren. Er dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Das übergreifende Bild zur Archivierung bietet unsere Übersicht zum Archivspeicher für Finanzdienstleister. Aufzeichnungspflichten nach MiFID II Die seit Januar 2018 angewendete EU-Richtlinie über Märkte für Finanzinstrumente II verpflichtet Wertpapierfirmen, Telefongespräche und elektronische Kommunikation aufzuzeichnen, die sich auf Geschäfte im Eigenhandel und auf Dienstleistungen im Zusammenhang mit Kundenaufträgen beziehen – einschließlich Kommunikation, die zu einem Geschäft führen soll, auch wenn keines zustande kommt. Wesentliche Punkte sind: Anwendungsbereich: Telefonate, E-Mail, Chat, Messaging und andere elektronische Kommunikation zu betroffenen Tätigkeiten auf vom Unternehmen bereitgestellten oder zugelassenen Geräten. Persönliche Gespräche mit Kunden müssen dokumentiert werden, etwa in schriftlichen Protokollen oder Notizen. Aufbewahrung: Aufzeichnungen müssen fünf Jahre aufbewahrt werden, auf Verlangen der zuständigen Behörde bis zu sieben Jahre. Zugang: Aufzeichnungen müssen Kunden auf Anfrage und den Aufsichtsbehörden zur Verfügung gestellt werden. Integrität: Aufzeichnungen müssen auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden, der Abspielen oder Kopieren ermöglicht und Veränderung oder Löschung verhindert. Das Vereinigte Königreich hat nach dem EU-Austritt gleichwertige Anforderungen beibehalten, die von der FCA durchgesetzt werden. Aufzeichnungspflichten nach Dodd-Frank In den USA führte der Dodd-Frank Act zu Aufzeichnungsregeln für Swap-Dealer und andere Marktteilnehmer, die weitgehend über Vorschriften der CFTC umgesetzt werden. Sie verlangen, dass Unternehmen Aufzeichnungen über Swap-Geschäfte einschließlich der Kommunikation vor dem Handel für festgelegte Zeiträume aufbewahren, in der Regel über die Laufzeit eines Swaps und mehrere Jahre danach, mit besonderen Regeln für aufgezeichnete mündliche Kommunikation. Broker-Dealer unterliegen zudem der SEC Rule 17a-4 und FINRA-Regeln für geschäftliche Kommunikation. Weitere Rechtsräume Unternehmen mit Geschäft in Asien-Pazifik und im Nahen Osten unterliegen zusätzlichen lokalen Regeln. Aufsichtsbehörden in Japan, Hongkong, Singapur und den VAE legen eigene Anforderungen an Aufzeichnung, Aufbewahrung und aufsichtlichen Zugriff fest, und viele haben auch Erwartungen zum Speicherort. Ein globales Unternehmen baut meist eine einzige Erfassungs- und Archivplattform, die die strengste relevante Regel oder die passende Regel je Region anwendet. Von der Erfassung bis zum Archiv Erfassung Kommunikation wird an der Quelle von spezialisierten Systemen erfasst: Sprachaufzeichnungsplattformen für Turrets und Telefone, E-Mail-Journaling, Konnektoren für Chat- und Kollaborationsplattformen sowie mobile Erfassung für zugelassene Geräte. Die Erfassung muss vollständig sein; Lücken können zu aufsichtsrechtlichen Feststellungen führen. Normalisierung und Indexierung Erfasste Elemente werden in ein gemeinsames Format mit Metadaten wie Teilnehmern, Zeitstempeln, Kanal und Desk überführt und für die Suche indexiert. Sprache kann zur Unterstützung von Suche und Überwachung transkribiert werden. Archivierung Normalisierte Elemente werden in ein Archiv geschrieben, das Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Holds und Zugriffskontrollen anwendet. Das Archiv schreibt in einen Speicher, der Unveränderlichkeit bietet. Überwachung und Abruf Compliance-Teams überwachen die Kommunikation, um Marktmissbrauch aufzudecken. Rechts- und Compliance-Teams durchsuchen und rufen Aufzeichnungen für Ermittlungen, Kundenanfragen und aufsichtsrechtliche Anfragen ab. Entscheidende Speicherfähigkeiten Unveränderlichkeit Aufzeichnungen dürfen vor Ende der Aufbewahrung weder verändert noch gelöscht werden. Object Lock im Compliance-Modus bietet eine WORM-Aufbewahrung, die Administratoren nicht aufheben können. Das entspricht dem dauerhaften, unveränderlichen Datenträger nach MiFID II und der WORM-Option nach SEC 17a-4. Aufbewahrung nach Rechtsraum und Aufzeichnungsart Ein einziges Archiv kann Aufzeichnungen mit fünfjähriger Aufbewahrung nach MiFID II, längerer Aufbewahrung nach US-Recht und lokalen Regeln andernorts enthalten. Speicher und Archivanwendung müssen die Aufbewahrung pro Aufzeichnung anwenden und Verlängerungen auf Verlangen der Aufsicht umsetzen. Legal Holds Ermittlungen und Rechtsstreitigkeiten erfordern Holds, die die Löschung aussetzen. Holds müssen schnell und zuverlässig auf große Mengen von Aufzeichnungen angewendet werden. Abrufleistung Aufsichtsbehörden erwarten zeitnahe Antworten. Sprachaufzeichnungen müssen abspielbar sein, und große Herausgaben müssen fristgerecht abgeschlossen werden. Online-Objektspeicher liefert weit schneller als Offline-Medien. Skalierung Die Kommunikationsvolumen sind groß und steigen, insbesondere durch Sprache, Video und Kollaborationsplattformen. Der Speicher muss ohne disruptive Migrationen in den Petabyte-Bereich skalieren. Datenresidenz Manche Aufzeichnungen müssen in bestimmten Rechtsräumen bleiben. Unternehmen betreiben oft regionale Archive – etwa EU-Aufzeichnungen in der EU und US-Aufzeichnungen in den USA – auf derselben Speichertechnologie mit zentraler Verwaltung. Resilienz Archive müssen den Verlust eines Standorts überstehen, mit Kopien an einem zweiten Standort und getesteter Wiederherstellung. DORA ergänzt in der EU ausdrückliche Erwartungen an die IKT-Resilienz von Finanzunternehmen. Architekturmuster Konsolidierter Objektspeicher hinter mehreren Anwendungen Unternehmen nutzen oft unterschiedliche Anwendungen für Sprache, E-Mail, Chat und Handelsdaten. Eine gemeinsame S3-kompatible Objektspeicher-Plattform darunter, mit getrennten Buckets und Richtlinien pro Anwendung und Region, senkt Kosten und Komplexität und wendet Unveränderlichkeit und Resilienz einheitlich an. Regionale Bereitstellungen Getrennte Speichercluster in jeder Region halten Aufzeichnungen lokal und teilen Design, Betrieb und Tools. Replikation zwischen Standorten innerhalb einer Region bietet Resilienz, ohne Aufzeichnungen über Grenzen zu bewegen. Tiering innerhalb des Archivs Aktuelle Aufzeichnungen, die am häufigsten durchsucht und abgerufen werden, können auf schnelleren Ebenen liegen, ältere auf hochkapazitivem Speicher. Objektspeicher kann beides bedienen, mit Richtlinien, die Daten nach Alter verschieben. Tests und Nachweise Aufsichtsbehörden und Prüfer suchen nach Nachweisen, dass Aufzeichnungen vollständig, unveränderlich und abrufbar sind. Unternehmen sollten Erfassungsvollständigkeit, Durchsetzung der Aufbewahrung, Anwendung von Legal Holds, Abrufzeiten und Wiederherstellung nach Standortausfall testen und diese Tests dokumentieren. Unabhängige Bewertungen der WORM-Fähigkeiten des Speichers helfen Compliance-Teams nachzuweisen, dass der Speicher die aufsichtlichen Erwartungen erfüllt. Personenbezogene Daten in Kommunikationsarchiven Kommunikationsarchive enthalten große Mengen personenbezogener Daten über Mitarbeiter, Kunden und Gegenparteien. In der EU und im Vereinigten Königreich gilt die DSGVO neben MiFID II. Unternehmen müssen Aufzeichnungen für den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren, sollten sie aber nicht ohne Begründung länger behalten, müssen den Zugriff auf Personen mit berechtigtem Bedarf beschränken und Betroffenenanfragen in den Grenzen bearbeiten, die die regulatorische Aufbewahrung zulässt. Der Speicher sollte die Löschung am Ende der Aufbewahrung mit Nachweis unterstützen sowie eine Zugriffsprotokollierung, die zeigt, wer was eingesehen hat. Das Gleichgewicht zwischen regulatorischer Aufbewahrung und Datenschutzpflichten ist ein wiederkehrendes Thema bei Audits – dokumentieren Sie daher für jede Aufzeichnungsart, wie beides zusammenspielt. Kapazität für Sprache und Video planen Sprache ist nach Volumen oft der größte Bestandteil von Kommunikationsarchiven, und Videokonferenzen fügen weitere Daten hinzu. Die Kapazitätsplanung sollte von der Zahl der aufgezeichneten Leitungen und Benutzer, den durchschnittlich aufgezeichneten Stunden pro Tag, den Codec-Bitraten und der Aufbewahrung je Rechtsraum ausgehen, zuzüglich Transkripten und Indizes. Das Wachstum durch neue Kanäle und die stärkere Nutzung von Video sollte einbezogen werden. Häufige Herausforderungen Wildwuchs bei Kanälen: Neue Messaging- und Kollaborationstools schaffen Erfassungslücken. Volumenwachstum: Sprache und Video treiben das Speicherwachstum schneller als prognostiziert. Zersplitterte Archive: mehrere Anwendungen mit getrenntem Speicher und uneinheitlichen Richtlinien. Grenzüberschreitende Daten: Globale Desks erzeugen Aufzeichnungen, die unter mehrere Regelwerke fallen. Altmigrationen: alte Archive verschieben, ohne die Beweiskette zu unterbrechen. Checkliste: Speicher für Aufzeichnungen nach MiFID II und Dodd-Frank Betroffene Tätigkeiten, Kanäle und Rechtsräume erfassen. Alle betroffenen Kommunikationen erfassen, auch mobil und per Chat. Aufbewahrung je Rechtsraum und Aufzeichnungsart anwenden, mit Unterstützung für Verlängerungen. Aufzeichnungen mit Unveränderlichkeit im Compliance-Modus speichern. Schnelle Legal Holds und schnellen Abruf unterstützen, einschließlich Abspielen von Sprache. Aufzeichnungen mit regionalen Speicherclustern in den geforderten Regionen halten. Resilienz über mehrere Standorte auslegen und die Wiederherstellung testen. Den Speicher unter den Archivierungsanwendungen konsolidieren. Erfassung, Aufbewahrung, Holds und Abruf testen und dokumentieren. Zusammenfassung Die Speicherung von Aufzeichnungen nach MiFID II und Dodd-Frank erfordert, jede betroffene Kommunikation zu erfassen, sie jahrelang unverändert aufzubewahren und auf Anfrage schnell vorzulegen – über Rechtsräume mit unterschiedlichen Regeln hinweg. Die Speicherschicht trägt all das: Unveränderlichkeit auf Compliance-Niveau, Aufbewahrung pro Aufzeichnung, Legal Holds, schneller Abruf, regionale Platzierung und Resilienz. Eine konsolidierte, skalierbare Objektspeicher-Plattform mit regionaler Bereitstellung bietet globalen Unternehmen ein einheitliches Fundament für jede Archivierungsanwendung, die sie betreiben. Häufig gestellte Fragen Wie lange muss Kommunikation nach MiFID II aufbewahrt werden? Fünf Jahre, auf Verlangen der zuständigen Behörde bis zu sieben Jahre. Gilt MiFID II auch für Chat- und Mobilnachrichten? Ja. Elektronische Kommunikation zu betroffenen Tätigkeiten ist erfasst, einschließlich Chat und Messaging auf zugelassenen Geräten. Welche Aufzeichnungen verlangt Dodd-Frank? CFTC-Regeln verlangen, dass Teilnehmer am Swap-Markt Aufzeichnungen über Swap-Geschäfte einschließlich der zugehörigen Kommunikation für festgelegte Zeiträume aufbewahren, in der Regel über die Laufzeit des Swaps und darüber hinaus. Kann ein einziges Archiv MiFID II und US-Regeln erfüllen? Ja, wenn es die Aufbewahrung pro Aufzeichnung und Rechtsraum anwendet, Unveränderlichkeit bietet, Holds unterstützt und Aufzeichnungen an den geforderten Orten hält. Warum Objektspeicher für Kommunikationsarchive nutzen? Er skaliert in den Petabyte-Bereich, unterstützt Object Lock im Compliance-Modus, bietet Online-Abruf und lässt sich für die Datenresidenz regional bereitstellen. Weiterführende Lektüre Archivspeicher für Finanzdienstleister Speicher für Aufzeichnungen von Handelsgesprächen Speicher für die Aufbewahrung von Versicherungsdokumenten Compliance nach SEC 17a-4
